Assessoramos o cliente em todas as etapas, apresentando um estudo de viabilidade orçamentária, de forma que o evento traga impactos positivos, gerando, sobretudo, conhecimento, experiência e negócios.
Sabemos da grande responsabilidade na organização de um evento e, desta forma, proporcionamos aos participantes um atendimento de qualidade, um programa científico de alto nível e uma programação social inesquecível.
5 PASSOS PARA UM EVENTO TÉCNICO-CIENTÍIFICO DE SUCESSO
1 CANDIDATURA
Tudo começa na escolha do destino do próximo evento e, nós da Ayres, estamos aqui para dar todo suporte para você. Trabalhamos desde o início, preparando uma estratégia arrojada para mostrar o diferencial do estado e toda a capacidade estrutural de acolhimento da rede hoteleira, bem como a estrutura dos centros de convenções e dos diversos profissionais e fornecedores que nos atendem.
Realizamos, nesse primeiro momento, um PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, onde vamos definir as necessidades, os objetivos e todo o direcionamento que vamos seguir. Esse estudo vai ser a nossa base para desenvolver o documento de candidatura e a estratégia de marketing para engajar os associados na votação.
2 SECRETARIADO | PLANEJAMENTO
Com nossa equipe especializada em gerenciamento de projetos, vamos estar em todas as etapas ao seu lado para ajudar a tomar as decisões mais indicadas. Preparamos um cronograma de atividades específicas, de acordo com as necessidades do evento, para que você possa acompanhar cada fase da construção. Realizamos um estudo de viabilidade financeira para tornar as tomadas de decisões mais assertivas. Nossa equipe estará disponível para atendimento permanente à comissão organizadora, convidados e congressistas.
3 CAPTAÇÃO DE PATROCÍNIO E COMERCIALIZAÇÃO DE STANDS
Uma estratégia assertiva fará toda a diferença para seu evento. Por isso, a Ayres tem o cuidado de analisar cada informação e realizar um estudo bem minucioso do segmento em que estamos trabalhando. Colocar-se no lugar do patrocinador é o ponto-chave para conhecê-lo profundamente. Temos como princípio criar uma planta para o evento, que favoreça o fluxo de circulação e que atenda a todas as dos PARCEIROS e CONGRESSISTAS.
Cuidamos de cada etapa no desenvolvimento do MKT Plan, elaboração de contrato e gerenciamento de pagamentos, sempre mantendo o cliente informado através de relatórios periódicos contendo informações atualizadas sobre a comercialização de stand e patrocínios.
4 ESTRATÉGIAS DE DIVULGAÇÃO
A comunicação visual é trabalhada de forma integrada, iniciando pela criação de um logo que comunique os valores, objetivos e posicionamento do seu evento. A divulgação é realizada de forma 360°, levando interação e engajamento, além de despertar expectativas no público, através dos diversos meios de comunicação, redes sociais, ações presenciais em outros eventos e engajamento dos possíveis parceiros. Utilizamos as diversas plataformas de comunicação a nosso favor para levar informação de forma dinâmica e rápida aos organizadores, membros das comissões científicas e congressistas.
Para nós, eventos são experiências e elas precisam ser bem vividas para despertar sensações, sentimentos e ficar na memória de todos. Por isso, fazemos questão de tornar o local do evento um ambiente agradável e de fácil circulação. Trabalhamos para tornar a do evento intuitiva, de modo que beneficie nossos patrocinadores.
5 ASSESSORIA CIENTÍFICA
Sabemos que o científico é o coração do congresso e que precisamos de uma grade bem atrativa para atingir nossos objetivos, ou seja, algo que seduza os congressistas e os apoiadores. Nossa equipe estará a postos para deixar essa tarefa ainda mais dinâmica. Trabalharemos sempre em conjunto para o desenvolvimento da grade científica conforme conteúdo informado, assessorando o envio de correspondências e convites para palestrantes e convidados nacionais e internacionais. Manteremos sempre o relatório atualizado, para um bom acompanhamento dos responsáveis e da assessoria, além do acompanhamento na submissão de trabalhos científicos (temas livres e e-pôsteres) junto ao comitê selecionado. Durante o evento, nossa coordenação científica estará à disposição para gerenciar todas as atividades, bem como realizar a compilação e apuração do resultado e divulgação dos trabalhos vencedores no período do evento, além da administração junto à comissão e agência de viagens oficial, no que se refere às passagens aéreas e hospedagens dos palestrantes e convidados.
